W jaki sposób lider może prowadzić angażujące spotkania?

Z pewnością niejeden raz byłeś na spotkaniu, które mogło być mailem. Czasem odczuwamy silną potrzebę spotkania z członkami zespołu, czy też organizacji, do której należymy, jednak po wyjściu z niego mamy wrażenie, że czegoś tutaj brakowało… No właśnie czego? Celu? Agendy? To jak w końcu prowadzić spotkania, żeby były angażujące? O to zapytaliśmy trenerów praktyków Maxwell Leadership Poland. W efekcie powstały nam 4 ciekawe podejścia, z których można czerpać.

Metoda coachingowa 

Świetnym narzędziem, które wyjątkowo może wspierać liderów w prowadzeniu angażujących spotkań, to zarządzanie poprzez coaching. Pozwala to na przełączanie z zarządzania w stylu np. doradczym na zarządzanie poprzez momenty coachingowe. Momenty coachingowe, dzięki zadawaniu pytań otwartych i wykorzystaniu narzędzi coachingowych, pozwalają na aktywne słuchanie, zrozumienie perspektywy drugiej strony oraz danie wolnej przestrzeni. Jestem zwolennikiem pytań otwartych jako narzędzia wspierającego rozmowy, zebrania, dostępne style zarządzania. Jednakże angażująca agenda spotkania, inkluzywny sposób prowadzenia spotkań i coachingowy styl zarządzania zdecydowanie wspierają otwartość pracowników i wpływają na ich nastawienie. – Joanna Latuszek 

Metoda facylitacyjna 

Ostatnio stworzyłam listę 15 punktów, które mogą zabić spotkanie. Jest wiele czynników, na które powinninyśmy zwrócić uwagę. Nie wszystkie są oczywiste. Czy spotkanie może nie wyjść jak powinno przez brak wody, przekąsek czy materiałów do pracy? Niestety tak. Zaangażowany lider, prowadzi spotkanie i czasem bywa tak zaangażowany, że inni nie mają możliwości by się wypowiedzieć. Stosuję więc zasady obowiązujące w metodologii Design Thinking. To gdzie, w jakim otoczeniu i jakich okolicznościach odbywa się nasze spotkanie – ma znaczenie. Przeszkolona salka przylegająca do gabinetu prezesa, to nie jest dobre miejsce. Dbam też, korzystając z metod facylitacyjnych, by każdy uczestnik spotkania miał szansę uczestniczyć w nim aktywne na przykład korzystając z karteczek post-it i opcji, w których indywidualnie projektowane są rozwiązania omawiane później na forum. Dzięki temu procesy realnie projektują wszyscy i angażują się w zadania. – Edyta Kwiatkowska 

Metoda strategiczna 

Od jakiegoś dłuższego czasu, a szczególnie od czasu pandemii, poza chorobą na literę „c”, w firmach zaczęła panować inna choroba – „spotkanioza”. Pracownicy całymi dniami łączą się ze spotkania na spotkanie. Często zastanawiając się „a kiedy w końcu popracuję?!”. Po całym dniu często niewiele zrobią, a zmęczeni są jakby tonę węgla przerzucili. I jak tu teraz, będąc liderem, zaangażować nasz zespół podczas „kolejnego, arcyważnego” spotkania?Po pierwsze warto zastanowić się… czy w ogóle jest nam to spotkanie potrzebne, czy jednak możemy w inny sposób skomunikować. Jak przejdziemy pozytywnie test przy pierwszym pytaniu, to warto zadać kolejne: „Jaki jest cel/cele tego spotkania? Z czym chcemy wyjść po spotkaniu?” Tutaj warto być precyzyjnym tak, aby każdy wiedział po co tu jesteśmy i dokąd zmierzamy. Kolejnym punktem jest to, aby zastanowić się kto tak naprawdę powinien być na tym spotkaniu, kto i co ma do niego wnieść. Jak już to mamy ustalone warto zadbać o agendę spotkania – co będziemy omawiać, co i kto ma przygotować do dyskusji i z czym po spotkaniu chcemy wyjść. Aby spotkanie było angażujące to warto zadbać o to, aby każdy mógł się wypowiedzieć na dany temat, aby zarządzać czasem i sensownością wypowiedzi, czyli żeby „nie odpływać” od tematu. A na koniec podsumować słownie i pisemnie ustalenia oraz zebrać informację zwrotną dotyczącą jakości przeprowadzonego spotkania, aby móc na kolejnym spotkaniu poprowadzić je jeszcze lepiej. Wdrożenie tych wskazówek może znacząco wpłynąć na efektywność i zadowolenie z pracy i wyleczenie choroby zwanej „spotkaniozą”. – Adrian Wrociński

Metoda wdrożeniowa 

Angażujące spotkanie to takie spotkanie, które porywa do działania, w efekcie którego osoby w nim uczestniczące są zainspirowane i znajdują motywację do działania, np. w kontekście wprowadzenia konkretnych zmian w swoim życiu/otoczeniu. Aby spotkanie spełniło takie funkcje lider zawczasu musi przygotować jego agendę. Elementem kluczowym angażującego spotkania jest także wyznaczenie konkretnych zadań do wykonania i określenie odpowiedzialności – kto i w jaki sposób jest odpowiedzialny za ich wykonanie. Nie ma wartościowego spotkania bez tych dwóch elementów. Osobiście przygotowując się do prowadzenia spotkań w szczególności zwracam uwagę, by dobrze przemyśleć i sformułować warstwę aplikacyjną – konkretne pytania/ zadania, które wprowadzone w ramach podsumowania spowodują, że każdy uczestnik wyjdzie ze spotkania z konkretnym nastawieniem na działanie. – Katarzyna Majchrzak